Benarkah Invoice adalah Cara Tepat Tagih Pelanggan?

Invoice adalah dokumen yang harus disediakan oleh pelaku bisnis, dalam hal ini perusahaan atau pihak penjual. Invoice adalah dokumen yang dapat digunakan untuk surat penagihan pembayaran kepada pembeli.

Di dalam invoice telah tertera tanda bukti pembelian produk yang harus dibayarkan dalam tenggat waktu tertentu, tentunya dengan kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli. Sehingga, ketika pembeli telat dalam melakukan pembayaran, maka pihak penjual diperbolehkan melakukan tagihan menggunakan invoice.

Sumber: https://due.com/blog/ask-clients-to-pay-invoices/

Invoice adalah kebutuhan primer dalam suatu transaksi. Hal ini berkenaan dengan sifat lupa manusia. Dimana dengan adanya invoice, dapat meminimalisir kelupaan atau ketidak inginan pelanggan membayarkan produk yang sudah diterima. Sehingga, dengan adanya invoice akan memberikan keuntungan bagi pihak penjual maupun pembeli.

Penggunaan invoice adalah suatu hal yang wajar, bahkan wajib dalam transaksi kredit. Tidak hanya bagi perusahaan yang menjual barang saja, tapi bagi perusahaan jasa pun tetap membutuhkan invoice. Misalnya, penggunaan invoice pada travel haji dan umroh. Pihak perusahaan penyedia jasa dapat memberikan invoice kepada client sebagai bukti telah melakukan order.

Unsur yang ada pada Invoice adalah

Di dalam invoice, memuat unsur atau informasi – informasi penting. Hal terpenting dalam invoice adalah informasi yang termuat di dalamnya. Jika informasi yang disajikan di dalam invoice tidak tepat, maka bukan tidak mungkin akan terjadi kesalah pahaman antara penjual dan pembeli. Tentu tidak ingin terjadi, bukan?

Oleh karena itu, pembuatan invoice harus memuat informasi serta unsur – unsur yang jelas. Diantaranya nama penjual dan pembeli yang ada di bagian atas invoice. Tanggal pemesanan juga harus dimuat, supaya kedua belah pihak dapat mengetahui kapan pesanan tersebut dibuat.

Sumber: https://www.merchantmaverick.com/introduction-to-invoicing/

Selain itu, keterangan order seperti nomor invoice, nomor order, juga harus disertakan. Selanjutnya, di dalam invoice harus menyertakan daftar produk yang dibeli oleh pelanggan. Beberapa perusahaan hanya menuliskan nomor atau kode produk saja. Padahal sebaiknya, produk yang dibeli ditulis secara lengkap, bahkan lebih baik diberi deskripsi. Hal ini supaya tidak menimbulkan kesalah pahaman dan tidak menimbulkan barang dikembalikan setelah diantar karena dirasa tidak sesuai oleh pembeli.

Tidak hanya produk, di dalam invoice juga harus memuat harga tiap item produk. Selain itu, invoice juga harus memuat total harga dari produk yang dibeli. Tidak sampai di sini saja, jika ada pajak dan diskon harus disertakan juga di dalam invoice. Sehingga di akhir kolom nanti pengunjung dapat mengetahui jumlah total yang harus dibayarkan.

Di bagian bawah invoice, memuat informasi mengenai tata cara pembayaran invoice. Jika pembayaran secara transfer, maka nomor rekening perusahaan akan dicantumkan. Selain itu, ada juga tanggal tempo waktu pembayaran. Dimana pembeli harus membayar sebelum tempo pembayaran tiba.

Tips Mengatasi Pembeli yang Telat Membayar Invoice adalah

Ketika transaksi sudah selesai, produk sudah diterima pembeli, langkah terakhir adalah menunggu pembayaran dari pembeli. Sayangnya, tidak sedikit dari pembeli yang telat melakukan pembayaran meskipun sudah ditentukan tenggat waktu pembayarannya.

Telatnya pembeli dalam melakukan pembayaran tentu akan mengganggu arus kas perusahaan. Padahal, uang tersebut harus digunakan lagi untuk bisnis selanjutnya. Cara yang tepat adalah mengingatkan pembeli misalnya satu minggu atau tiga hari sebelum jatuh waktu tempo.

Jika invoice dikirim dalam bentuk digital, biasanya ada pengingat otomatis sebelum jatuh waktu tempo pembayaran. Namun apabila invoice dibuat secara manual, pihak penjual sendiri yang harus mengingatkan pembeli secara manual, baik melalui telepon atau chat.

Berbisnis bukan hanya masalah jual beli saja, dokumen dalam berbisnis pun harus dibuat selengkap mungkin untuk memperlancar transaksi bisnis.

Leave a Comment