Procurement management mengikuti urutan logis

Close-up businessmen discussing Free Photo
Procurement management mengikuti urutan logis. Pertama, Anda merencanakan apa yang perlu Anda kontrak; lalu Anda merencanakan bagaimana Anda akan melakukannya. Selanjutnya, Anda mengirimkan persyaratan kontrak Anda kepada penjual. Mereka menawar kesempatan untuk bekerja dengan Anda. Anda memilih yang terbaik, dan kemudian Anda menandatangani kontrak dengan mereka. Setelah pekerjaan dimulai, Anda memantaunya untuk memastikan bahwa kontrak dipatuhi. Ketika pekerjaan selesai, Anda menutup kontrak dan mengisi semua dokumen.

Anda perlu memulai dengan rencana untuk keseluruhan proyek. Sebelum melakukan hal lain, Anda perlu memikirkan semua pekerjaan yang akan Anda kontrak untuk proyek Anda. Anda akan ingin merencanakan pembelian dan akuisisi apa pun. Di sinilah Anda mencermati kebutuhan Anda untuk memastikan bahwa kontrak diperlukan. Anda mencari tahu jenis kontrak apa yang masuk akal untuk proyek Anda, dan Anda mencoba untuk menentukan semua bagian dari proyek yang akan dikontrakkan.

Perencanaan kontrak adalah tempat Anda merencanakan setiap kontrak individu untuk pekerjaan proyek. Anda menentukan bagaimana Anda akan mengelola kontrak, metrik apa yang perlu dipenuhi agar dianggap berhasil, bagaimana Anda akan memilih penjual, dan bagaimana Anda akan mengelola kontrak setelah pekerjaan selesai.

Rencana manajemen pengadaan merinci bagaimana proses pengadaan akan dikelola. Ini mencakup informasi berikut:

Jenis kontrak yang Anda rencanakan untuk digunakan dan metrik apa pun yang akan digunakan untuk mengukur kinerja kontraktor
Tanggal pengiriman yang direncanakan untuk pekerjaan atau produk yang Anda kontrak
Dokumen standar perusahaan yang akan Anda gunakan
Jumlah vendor atau kontraktor yang terlibat dan bagaimana mereka akan dikelola
Bagaimana pembelian dapat berdampak pada kendala dan asumsi rencana proyek
Koordinasi waktu tunggu pembelian dengan perkembangan jadwal proyek
Identifikasi penjual prakualifikasi (jika diketahui)
Rencana manajemen pengadaan, seperti semua rencana manajemen lainnya, menjadi anak perusahaan dari rencana manajemen proyek. Beberapa alat dan teknik yang dapat Anda gunakan selama tahap perencanaan pengadaan mencakup analisis buat-atau-beli dan definisi jenis kontrak.

Analisis Make-or-Buy
Ini berarti mencari tahu apakah Anda harus mengontrak pekerjaan atau melakukannya sendiri. Ini juga bisa berarti memutuskan apakah akan membangun solusi untuk masalah Anda atau membeli yang sudah tersedia. Sebagian besar faktor yang sama yang membantu Anda membuat keputusan proyek besar lainnya akan membantu Anda dalam hal ini. Berapa biaya untuk membangunnya dibandingkan dengan membelinya? Bagaimana keputusan ini mempengaruhi ruang lingkup proyek Anda? Bagaimana pengaruhnya terhadap jadwal proyek? Apakah Anda punya waktu untuk melakukan pekerjaan dan masih memenuhi komitmen Anda? Saat Anda merencanakan apa yang akan dan tidak akan Anda kontrak, Anda perlu memikirkan alasan Anda dengan sangat hati-hati.

Ada beberapa sumber daya (seperti alat berat) yang dapat dibeli, disewa, atau disewakan oleh perusahaan Anda tergantung pada situasinya. Anda harus memeriksa biaya sewa-versus-pembelian dan menentukan cara terbaik untuk melanjutkan.